Ta emot en student för examensarbete

Information för företag och organisationer

Att ta emot en student för examensarbete kan vara ett sätt för er organisation att undersöka en specifik frågeställning, analysera en utmaning eller få ny kunskap inom ett område där det annars kan vara svårt att avsätta tid eller resurser.

Ett examensarbete kan också ge möjlighet att knyta kontakt med kvalificerade studenter och skapa relationer med potentiella framtida medarbetare.

För att samarbetet ska fungera väl krävs ett tydligt definierat projekt, realistiska förväntningar och en gemensam förståelse för de akademiska ramar som gäller för examensarbeten vid KI.

Vad kännetecknar ett lämpligt examensarbete?

Ett lämpligt examensarbete bör utgå från en tydligt avgränsad frågeställning eller problemställning som kan undersökas på ett strukturerat och vetenskapligt sätt.

Ett starkt projekt kännetecknas ofta av att det:

• är relevant för organisationens verksamhet eller utvecklingsbehov
• kan undersökas med vetenskapliga eller analytiska metoder
• är genomförbart inom ramen för ett examensarbete
• lämpar sig för en student som arbetar självständigt, med stöd från både KI och organisationen

Ett examensarbete är inte detsamma som praktik, kortare konsultuppdrag eller allmänt projektstöd. Det är ett självständigt akademiskt arbete som måste uppfylla kraven i kursen.

Det föreslagna projektet behöver godkännas av akademisk handledare, kursansvarig eller motsvarande, för att säkerställa att arbetet uppfyller kraven vad gäller omfattning, djup och relevans.

Vad förväntas av organisationen?

För att skapa goda förutsättningar för ett välfungerande samarbete bör organisationen kunna erbjuda:

• en tydligt definierad projektidé eller ett relevant område att undersöka
• en utsedd kontaktperson och/eller bihandledare
• tillgång till relevant information, material eller verksamhetskontext som behövs för projektet
• tid för löpande dialog och återkoppling under examensarbetets gång

Organisationen ansvarar inte för den akademiska examinationen av examensarbetet, men bör bidra med projekthandledning, praktiskt stöd och relevanta perspektiv under projektets gång.

Kontaktpersonens eller bihandledarens roll

Kontaktpersonen eller bihandledaren hos organisationen har en viktig roll i att få samarbetet att fungera väl och stödja studenten genom hela projektet.

Kontaktpersonen eller bihandledaren bör:

• bidra till att tydliggöra projektets syfte och praktiska omfattning
• vara tillgänglig för löpande dialog under examensarbetets gång
• ge relevant återkoppling, inklusive på utkast, samt bidra med verksamhetens perspektiv
• vid behov hjälpa till att skapa kontakt med relevanta personer samt ge tillgång till material eller data

Det är bra att tidigt komma överens om hur samarbetet ska fungera i praktiken, till exempel kring kommunikation, tidsplan, återkoppling och förväntningar.

Löpande kontakt under projektets gång är ofta viktigt för ett välfungerande samarbete och ett bra resultat.

Innan samarbetet inleds

Innan projektet påbörjas bör studenten och organisationen tillsammans tydliggöra projektets innehåll och förväntningar. Detta kan även innebära dialog med akademisk handledare vid KI.

Frågor som kan vara bra att klargöra i ett tidigt skede är:

Projektets omfattning och frågeställning

• Vilken frågeställning eller vilket problem ska examensarbetet undersöka?
• Vad ska projektet bidra med eller leda till för organisationen?
• Är projektet genomförbart inom ramen för ett examensarbete?

Tidsplan

• Hur lång tid är projektet planerat att pågå?
• Finns det viktiga milstolpar, deadlines eller perioder med begränsad tillgänglighet?

Tillgång till information och resurser

• Vilken data, vilket material eller vilken bakgrundsinformation kommer studenten att behöva?
• Behöver studenten tillgång till medarbetare för intervjuer eller möten?
• Behöver studenten tillgång till arbetsplats, laboratorium eller teknisk miljö?

Praktiska förutsättningar

• Finns det kostnader kopplade till projektet, till exempel för resor, material eller datainsamling?
• Hur ska sådana kostnader i så fall hanteras?
• Kommer studenten att få någon ersättning eller lön?

Resultat och användning av resultat

• Hur ska resultaten presenteras inom organisationen?
• Vem kommer att kunna använda resultaten, och på vilket sätt?

Att tydliggöra dessa frågor tidigt kan bidra till att undvika missförstånd längre fram i processen.

Offentlighet och sekretess

Karolinska Institutet är en statlig myndighet. Det innebär att examensarbeten som lämnas in för examination blir allmänna handlingar efter examination och kan begäras ut.

Möjligheterna att hålla ett examensarbete konfidentiellt är därför begränsade.

Innan en student påbörjar ett examensarbete i samarbete med en organisation är det viktigt att ta ställning till om projektet kan komma att omfatta information som är känslig, konfidentiell eller på annat sätt olämplig att inkludera i ett offentligt akademiskt arbete.

Om så är fallet bör organisationen och studenten tidigt diskutera detta med relevant kontaktperson vid KI för att bedöma om projektet är lämpligt som examensarbete och hur sådana frågor kan hanteras.

Det kan till exempel handla om att:

• anonymisera känslig information i examensarbetet
• presentera resultat i generaliserad eller aggregerad form
• ta fram en separat intern rapport för organisationen
• i förväg tydliggöra eventuella interna granskningsprocesser för skriftliga rapporter eller presentationer

Om projektets resultat inte kan offentliggöras alls, eller om viktig information inte kan delas med KI, kan projektet vara olämpligt som examensarbete. Detta eftersom arbetet måste kunna handledas, bedömas, arkiveras och betygsättas som en del av studentens utbildning.

Avtal och sekretessavtal (NDA)

Vissa organisationer kan vilja reglera frågor som sekretess, äganderätt till resultat eller användning av information genom ett avtal med studenten.

Det kan vara lämpligt i vissa fall, men det är viktigt att tänka på att:

• studenten måste kunna dela relevant material med KI för handledning, examination, återkoppling och opposition
• examensarbetet måste innehålla tillräcklig information för att kunna bedömas och betygsättas
• avtalet inte får hindra studenten från att genomföra eller lämna in examensarbetet

Om en organisation vill använda ett sekretessavtal eller liknande bör detta diskuteras innan projektet påbörjas.

Eventuella avtal ingås mellan studenten och organisationen. Karolinska Institutet är inte part i sådana avtal och granskar eller godkänner dem inte.

Om inget annat har avtalats har studenten upphovsrätten till den skriftliga rapporten.

Immateriella rättigheter och avtal

När ni tar emot en student för examensarbete är det viktigt att känna till att studenten normalt har de immateriella rättigheterna, inklusive upphovsrätten, till det arbete som skapas inom projektet.

Om er organisation vill reglera ägande, användning eller sekretess kopplat till projektets resultat, data eller skriftliga material behöver detta hanteras genom ett separat avtal direkt med studenten.

Detta är särskilt viktigt när det gäller patenterbara uppfinningar. Om organisationen vill ansöka om patent för upptäckter eller innovationer som studenten bidrar till behöver överföring av sådana rättigheter regleras tydligt i avtal, vilket även kan omfatta villkor kring ersättning.

Eftersom patentansökningar kräver sekretess innan ansökan lämnas in kan organisationen i vissa fall begära att publiceringen av examensarbetet tillfälligt skjuts upp. En sådan fördröjning eller sekretessklausul måste följa universitetets regler och får inte hindra studenten från att slutföra eller examineras på examensarbetet i tid.

Tänk på att Karolinska Institutet inte är part i sådana avtal och inte granskar, förhandlar, undertecknar eller godkänner dem. Det är den externa organisationens ansvar att initiera sådana avtal, och villkoren bör klargöras innan projektet påbörjas för att säkerställa att de inte påverkar studentens möjlighet att genomföra examensarbetet.

Ersättning

Om studenten får ekonomisk ersättning, stipendium eller tillfällig anställning i samband med examensarbetet är en fråga mellan studenten och organisationen. Karolinska Institutet är inte involverat i sådana arrangemang.

I vissa fall kan studenter även ha möjlighet att söka stipendier för exempelvis resor eller boende.

Vissa organisationer väljer också att stå för kostnader kopplade till projektet, till exempel:

• material
• resor
• utskrifter eller posthantering
• kostnader kopplade till datainsamling eller praktiskt genomförande

Sådana villkor bör diskuteras och klargöras innan projektet påbörjas.

Eventuell ersättning eller anställning får inte påverka examensarbetets akademiska självständighet.

Presentation och examination av examensarbetet

Ett examensarbete vid KI innehåller vanligtvis:

• en skriftlig examensrapport
• en muntlig presentation, ett seminarium eller ett försvar, beroende på kurs
• att examensarbetet blir en allmän handling efter avslutad examination, och kan begäras ut

Examensarbetet skrivs i första hand för att uppfylla akademiska krav. I vissa fall kan studenten även välja att ta fram en kortare sammanfattning, presentation eller intern rapport anpassad efter organisationens behov.

Intresserad av att ta emot en student för examensarbete?

Om er organisation är intresserad av att samarbeta med en student från något av KI:s masterprogram rekommenderar vi att ni kontaktar relevant program för att diskutera möjliga samarbeten och om det finns en lämplig matchning.

Kontaktuppgifter finns under fliken ”Kontakt” på respektive programs webbsida.

Om ni är osäkra på vilket program som är mest relevant för er organisation är ni välkomna att kontakta KI Karriärstöd för studenter för vägledning och stöd.