Så behandlar KI dina personuppgifter

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att kunna administrera och rapportera resultat för dina studier behöver vi på KI behandla dina personuppgifter. KI är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är sådana uppgifter som du lämnar i samband med att du ansöker till utbildning vid KI och uppgifter som du själv lämnar via ditt studentkonto eller i studieadministrativa system, exempelvis Canvas.

När du ansöker till utbildning vid KI och sedan blivit antagen förs de personuppgifter du har lämnat i din ansökan från Universitets- och högskolerådet (UHR) till KI genom det studieadministrativa systemet Ladok. Adressuppgifter hämtas från Statens personadressregister (SPAR).

De personuppgifter KI samlar in och behandlar är i första hand namn, personnummer eller motsvarande och kontaktuppgifter. Andra uppgifter vi behandlar är t.ex. studieresultat.

Om du i din utbildning genomför praktik kommer KI att lämna dina personuppgifter till organisationen där praktiken genomförs, t.ex. Region Stockholm. Detsamma gäller om du i samband med utbildningen genomför studier eller praktik utomlands.

I samband med att du blir antagen till studier vid KI, och under din studietid, kommer KI även att behandla dina kontaktuppgifter för att informera dig om dina studier, verksamhet knuten till studierna och tjänster som KI erbjuder under din studietid, t.ex. studenthälsovård.

KI kommer att behandla kontaktuppgifter till dig efter att du har avslutat dina studier för att följa upp hur du upplevde din studietid och för att erbjuda dig möjlighet att registrera dig som alumn vid KI.

Rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är artiklar 6.1 c och 6.1 e dataskyddsförordningen samt 2 kap. 1-2 §§ dataskyddslagen. Behandlingen är nödvändig för att KI ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i KI:s myndighetsutövning. Till exempel är KI skyldig att föra studieregister enligt förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor, vid KI används Ladok för det ändamålet.

KI behöver behandla ditt personnummer på grund av vikten av en säker identifiering (se artikel 87 dataskyddsförordningen och 3 kap. 10 § dataskyddslagen).

Om du är i kontakt med Studenthälsan och/eller har behov av särskilt pedagogiskt stöd p.g.a. funktionsnedsättning, eller om du ansöker om studieuppehåll p.g.a. särskilda skäl kommer du då att få information om hur KI behandlar känsliga personuppgifter.

Dina rättigheter som registrerad

• Du har rätt att få information om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar.
• Du har rätt att få felaktiga uppgifter om dig rättade.
• Du har rätt att få uppgifter om dig raderade i vissa situationer.
• Du har rätt att begära att behandlingen av vissa av dina personuppgifter begränsas och att återkalla lämnat samtycke.

Om du vill utnyttja dina rättigheter, har frågor om dataskydd eller är missnöjd med vårt sätt att behandla dina personuppgifter kan du kontakta KI genom e-post till registrator@ki.se eller brev till Registrator, Karolinska Institutet, 171 77 Stockholm. Besöksadress: Nobels väg 5, Solna.

Om du inte är nöjd med vårt sätt att hantera dina frågor om personuppgiftsbehandling kan du framföra ditt klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.